本ポリシーは、NTTソノリティ株式会社（以下、「当社」といいます。）が提供する「SonoVo AIソリューション」（SonoVo AIアプリその他当社が提供するアプリケーション、サーバーシステム、およびこれらに付随するサービス群を含み、以下、「本ソリューション」といいます。）のユーザー（以下、「お客様」といいます。）が、本ソリューションを利用することに関連して当社が取得するお客様の個人情報を、当社がどのように取り扱うかについて定めたものです。
本ポリシーと当社が別途公表するプライバシーポリシーの間で矛盾抵触が生じる場合、本ソリューションとの関係では本ポリシーが優先して適用されます。なお、本ソリューションに連携・付随する第三者のサービス（「ぐるかむ」等）における個人情報等の取り扱いについては、当該第三者の定めるプライバシーポリシーが適用されるものとします。
第1条 （お客様の責任）
お客様が本ソリューションの利用時に入力・アップロードする情報には、第三者に関する情報が含まれる場合があります。お客様は、当該第三者に関する情報を取り扱うにあたり、個人情報保護法その他関連する法令等を遵守し、自己の責任において必要な通知または同意取得等を行うものとします。
第2条 （個人情報）
- 本ポリシーにおいて、個⼈情報とは、個⼈情報保護法第2条第1項により定義された個⼈情報を意味するものとします。また、本ポリシーにおいて、利用者データとは、本ソリューションの利用時にお客様が入力、送信またはアップロードする情報および当該情報の処理により生成されたデータを意味するものとします。
- 本ポリシーにおいて「個人情報等」とは、個人情報、個人関連情報および本ソリューションの利用に伴い取得される各種情報を含みます。
第3条 （取得する個人情報及び利用目的）
第1項 （取得する個人情報）
当社は、本ソリューションの提供にあたり、以下の情報を取得します。
- アカウントおよび登録に関する情報
・氏名、メールアドレス、所属企業名（または組織名）、その他お客様が本ソリューションの利用開始時またはプロフィールの設定時に提供する情報。なお、お客様が外部のIDプロバイダ（IdP）による認証を利用する場合、当社は認証結果のみを利用し、パスワード等の情報を保持しないことがあります。 - 本ソリューションの利用時に入力されるデータ
・本ソリューションの利用にあたりお客様が送信・アップロードした音声データ（通話録音、会議録音など）、動画データ、およびその他のファイルデータ。当該音声データ等には、会議参加者や通話相手などの第三者に関する情報が含まれる場合があります。お客様は、当該第三者に関する情報を取り扱うにあたり、必要な通知または同意取得等を行うものとします。 - 本ソリューションの利用状況・操作履歴に関する情報
・本ソリューションの操作に関する情報（録音、文字起こしの実行、編集、保存、共有、削除などの操作履歴を含みますがこれらに限りません）。
・本ソリューションの利用状況に関する情報（文字起こしの利用時間や頻度、動作設定、ファイルのアップロード数など）。 - デバイスおよびアクセスに関する情報
・本ソリューションを利用する際に使用したデバイスに関する情報（OS、ブラウザの種類、アプリケーションのバージョン等）。
・本ソリューションへのアクセス状況やご利用方法に関する情報（アクセス日時、IPアドレス、Cookie情報および類似技術を用いた識別情報等）。
第2項（利用目的）
当社は、第1項に基づき取得した情報について、以下の目的で利用します。
- 本ソリューションを提供するため。（ここには、当社がお客様の個人情報を保持する場合における当該情報の利用や、音声データの文字起こし処理、および生成されたテキストデータの保存・表示機能の提供を含みます。）
- 本ソリューションに関するご案内、サポート、お問い合わせ等への対応のため。
- 本ソリューションに関する規約、ポリシー、その他お客様との契約・合意（以下「規約等」といいます。）、お⽀払い⼿続きその他契約管理全般の対応を行うため。
- 本ソリューションに関する規約等の変更などを通知するため。
- 本ソリューションの改善、調査・分析、新サービスの企画開発のため。取得した情報を利用する際は、統計的に処理し、個人を識別できない形式に加工した上で利用いたします。なお、本ソリューションの利用時に入力またはアップロードされた音声データおよび生成されたデータについては、当社および当社が利用するAI基盤提供事業者によるAIモデルの学習目的には利用しません。
- その他上記利用目的に付随する目的のため。
第4条 （利用目的の変更）
当社は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報の利用目的を変更する場合があります。利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当社所定の方法により、お客様に通知または公表するものとします。
第5条 （個人情報の第三者提供）
当社は、本ポリシーに別途定める場合を除き、あらかじめ本⼈の同意を得ないで、個⼈情報を第三者に提供しません。但し、次の場合を含め、個⼈情報保護法その他の法令に基づき開⽰が認められる場合はこの限りではありません。
【第三者提供に関する例外】
- 法令に基づく場合（捜査機関からの令状等に基づく捜査を含みます）
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき
【第三者提供に該当しない場合】
また、個人情報保護法その他の法令に基づき、以下の場合は第三者提供とは扱いません。
- 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
- 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
第6条 （外部への委託および外国にある第三者への提供）
- 当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、取得した情報（音声データ、テキストデータ等を含みます）の処理や分析などの業務の全部または一部を、外部の事業者に委託する場合があります。かかる委託先には、監査人、その他のコンサルタントのほか、クラウドインフラ提供事業者（Amazon Web Servicesなど）、ユーザー認証基盤提供事業者、AI基盤提供事業者が含まれます。
- 前項の委託に関連して、当社は、本ソリューションのデータ保存先やAI基盤として、日本国外（米国等）に所在する事業者のサーバーを利用する場合（外国にある第三者への提供・委託）があります。当社は、個人情報保護法が定める基準に適合する体制を整備している事業者を委託先として選定し、必要かつ適切な監督を行います。なお、提供先国や保護制度に関する情報は、お客様からの請求に応じて提供します。
第7条 （個人情報等の保持期間）
- 当社は、取得した情報をお客様との関係および第3条記載の利用目的のために必要な範囲で、または適用法令により認められたもしくは求められている範囲で保持いたします。ただし、当社は、第3条の利用目的のために必要な範囲か否かにかかわらず、取得した情報を、お客様その他の第三者からの法的な請求・要求への対応のために保持することがあります。
- 本ソリューションの利用時に入力・アップロードされた音声データ、動画データ、ファイル、および処理により生成されたテキストデータについては、お客様が本ソリューション上で削除の操作を行った場合、またはお客様と当社との利用契約が終了した場合、当社のシステムから合理的期間内に物理的に削除いたします。ただし、法令遵守または紛争対応のために必要な場合はこの限りではありません。
- 当社は、前各項に定める保持期間が経過した情報、または保持する必要がなくなった情報については、当社の情報セキュリティポリシーに従い、遅滞なく安全な方法で削除または匿名化いたします。
第8条 （安全管理措置）
当社は、取得した個人情報および本ソリューションの利用時に入力されたデータ（音声データ、テキストデータ等を含みます）について、漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。当社が講じる主な安全管理措置は以下の通りです。
- 個人情報およびお客様のデータを取り扱う情報システムへのアクセス制御を実施し、アクセス可能な担当者および取り扱う情報等の範囲を必要最小限に限定します。
- 通信経路におけるデータの暗号化（SSL/TLS等）、および当社サーバー内での保存時における重要データの暗号化を実施し、安全性を確保します。
- システムの利用状況およびアクセスログを継続的に監視し、外部からの不正アクセスや異常な挙動の検知・防御に努めます。
- 個人情報を取り扱う従業員に対して、必要かつ適切な教育・研修を実施するとともに、秘密保持義務を課し、その遵守状況を監督します。
第9条 （個人情報の開示）
- 当社は、お客様から個人情報または第三者提供記録の開示を求められたときは、お客様に対し、遅滞なくこれを開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。なお、個人情報の開示に際しては、所定の手数料を申し受けます。
- お客様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- その他法令に違反することとなる場合
- 前項の定めにかかわらず、個人情報以外の情報については、原則として開示いたしません。
第10条 （個人情報の訂正、追加または削除）
- お客様は、当社の保有する自己の個人情報が誤った情報である場合には、当社が定める手続きにより、当社に対して個人情報の訂正、追加または削除（以下、「訂正等」といいます。）を請求することができます。
- 当社は、お客様から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正等を行うものとします。
- 当社は、前項の規定に基づき訂正等を行った場合、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは遅滞なく、これをお客様に通知します。
第11条 （個人情報の利用停止など）
- 当社は、お客様から、個人情報が、利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、不正の手段により取得されたものであるという理由、法令に基づかずにあらかじめお客様の同意を得ずに取得された要配慮個人情報であるという理由、または違法もしくは不当な行為を助長し、もしくは誘発するおそれがある方法により個人情報が利用されているという理由により、その利用の停止または消去（以下、「利用停止等」といいます。）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、調査結果に基づき、その請求に理由があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の利用停止等を行います。
- 当社は、お客様から、個人情報が法令に違反して第三者に提供されているという理由により、第三者への提供の停止を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、調査結果に基づき、その請求に理由があると判断した場合には、遅滞なく当該個人情報の第三者への提供の停止を行います。
- 当社は、お客様から、個人情報を利用する必要がなくなったという理由、漏えい等の事態が生じたという理由その他個人情報の取扱いによりお客様の権利または正当な利益が害されるおそれがあるという理由により、利用停止等または第三者への提供の停止を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、調査結果に基づき、その請求に理由があると判断した場合には、遅滞なく当該個人情報の利用停止等または第三者への提供の停止を行います。
- 前3項にかかわらず、利用停止等または第三者への提供の停止に多額の費用を有する場合、その他の利用停止等または第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、お客様の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じるものとします。
- 当社は、第1項から第3項までの規定に基づき、利用停止等もしくは第三者への提供の停止を行った場合、または利用停止等もしくは第三者への提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、これをお客様に通知します。
第12条 （プライバシーポリシーの変更）
- 当社は、本ポリシーの内容を、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、随時変更することができるものとします。
- 変更後の本ポリシーは、SonoVoブランドサイト上で変更に関する掲載を行う方法や、その他の方法でお客様へ通知をしたときから効力を生じるものとします。
第13条 （お問い合わせ窓口）
本ポリシーに関するお問い合わせ、第9条から第11条までの規定に基づく請求、または個人情報の取扱いに関する苦情については、下記の窓口までお願いいたします。
住所：東京都新宿区西新宿3-20-2
社名：NTTソノリティ株式会社
個人情報保護管理者：コーポレート部 部長
担当部署：コーポレート部
お問い合わせは当社お問い合わせフォームよりご連絡ください。